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名刺交換の順番やタイミングは?上司や複数人を紹介する際のマナーも

      2016/08/19

名刺
ビジネスシーンで欠かせない名刺交換。
ほとんどの仕事は名刺交換から始まると言っても過言ではないですよね。

今回は、そんなビジネスの最初の重要ポイント「正しい名刺交換」についてご紹介します。

 

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名刺交換のポイント

綺麗な名刺を多めに用意しておく

面談相手が少人数だと分かっていた場合でも、当日は何が起こるかわかりません。名刺は絶対に足りなくならないように、いつも多めに用意をしましょう。また、角が曲がっていたり汚れていないよう、綺麗なものを準備しましょう。

※注意!

緊張していたり、重要な打ち合わせだったりすると間違えて自分以外の名刺を出してしまうことがあります。そのようなことがないように日頃から名刺入れの中は整理整頓しましょう。

 

名刺交換の順番

基本的に名刺は立場が下の人から、もしくは訪問者側から、先に名乗りながら渡します。
訪問先の相手が複数の時は、役職が上の人から先に名刺を渡しましょう。

名刺

 

また、すでに取引している会社との面談の場で、初めて自社の上司(または部下)を同席させる場合には、

「弊社◯◯部の本部長の鈴木です」「この春入社した新入社員の山田です」

と先方へ人物の名前や所属を伝え、本人から名刺をださせる様にしましょう。必ず身内を取引相手に先に紹介するのが基本です。

間違っても、身内に対して「いつもお世話になっている◯◯商事の佐藤部長です」などと逆の紹介をしない様に(一度身内を紹介したあとに、この様に先方のことを紹介するのはOKです)。

次から詳しく実践練習をしてみましょう!

 

 

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名刺交換の仕方

①名刺は相手が見やすい向きで渡す

相手の正面で名刺入れから名刺を取り出し、相手が文字を見える向きにし、社名や名前が隠れないように両手で持ち渡します(名刺はポケットや財布から出すのはやめましょう。しっかりと名刺入れから出すのがスマートです)。

また絶対にテーブル越しで差し出してはいけません。面倒でもしっかりと回り込んで渡す様にするのが鉄則です。

 

②名乗りながら差し出す

社名、所属部署、名前を言いながら相手の胸の高さに差し出し、「よろしくお願い致します」と挨拶の言葉を添えて差し出します。

先に相手が名刺を出された場合は「申し遅れました」と一言添え、相手よりの差し出した名刺位置よりも低い位置に名刺を差し出す様にしましょう。

 

③相手の名刺を受け取る

名刺を差し出されたら会釈をして「頂戴します」と言いながら両手で受け取ります。この際、名刺の文字やロゴに指がかからないようにしましょう。

名刺は相手の名前が書かれた大切なもの。丁寧に受け取り、名刺入れの上に重ねて持ちましょう。この時のポイントは、名刺を持った手は胸より下に下げないこと

 

④同時に名刺を出した場合

同時に出してしまった場合はどうしたらいいのでしょう。

この場合相手が目上(お客様)の場合には、先に受け取ってはいけません。かならず相手が受け取ったあとに受け取る様にしましょう。

 

⑤相手の名前を確認する

名刺に書いてある相手のフルネームを声に出して確認し、挨拶をします。名刺を見たあとかならず、相手顔を見返し、名前と顔を一致して認識する様に確認しましょう。

 

※注意!

複数対複数の名刺交換だと、手元が狂って頂いた名刺を自分の名刺として差し出してしまうことがあります。相手にも大変失礼ですし、恥ずかしいですしこれは避けたいミスですね。自分の名前をしっかり確認し、落ち着いて名刺交換に臨みましょう。

 

⑥その場で名刺にメモ書きはNG

どこで名刺交換をしたか忘れない様に、名刺の裏に交換年月日を記すといった行為は、それ自体は悪くありませんが、交換したその場(面談)で行うのは絶対にやめましょう。名刺は相手の ”顔” です。その場で書くのは相手に対して大変失礼にあたります。

 

 

受け取った名刺はどうする?

着席したら受け取った名刺は、名刺入れに乗せたままテーブルの上に出しておきます。
相手が複数の場合は、座席と同じ順番に名刺を並べて置きます。

名刺と共にテーブルの上に名刺入れも置くのも一般的です。

その際、名刺入れの上に一番目上の方の名刺を置き、それ以外の名刺はテーブルに置くのがちょっとしたテクニックです。

一番目上の方の名刺を一段高く(名刺入れの厚さの分だけ)することで、序列をしっかりと認識し、丁重に対応している姿勢をより見せることができます。

そして、打ち合わせが終わったら、丁寧に重ねて名刺入れにしまいましょう。

 

まとめ

改めて名刺交換の際のポイントをおさらいしましょう。

⬛︎名刺はポケットや財布から出さず、名刺入れから出しましょう

⬛︎相手に見えやすく社名やロゴが隠れない様に胸元の高さで渡す

⬛︎テーブル越しで差し出さない(端が折れていたり、汚れた名刺は出さない)

⬛︎名乗りながら、相手より低い位置で名刺を差し出す

⬛︎受け取る際にも社名やロゴマーク、名前に指がかからない様にする

⬛︎同時に名刺を出してしまった場合は目上の人より先に受け取らない

⬛︎かならず身内を先に紹介しましょう(身内に取引相手を先に紹介してはいけません)

 

取引スタートの第一歩となる名刺交換。どんなに慣れていても重要な場面では緊張するものです。
ルールに合ったスマートな名刺交換ができれば、その後の面談もスムーズに進みます。
日頃から名刺入れや頂いた名刺は綺麗に整頓し、重要な面談・打ち合わせに備えましょう。

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